Welche digitalen Tools finden Menschen an der KHSB sinnvoll? Das Team SOLC fragt an dieser Stelle Kolleg*innen, welches Tool sie besonders gern nutzen. Das können von der KHSB bereitgestellte oder privat genutzte Programme und Apps sein.
Heute stellt Prof. Dr. Petra Mund, Vizepräsidentin der KHSB sowie Projektleiterin bei SOLC, ihr digitales Lieblingstool WEKAN vor.
Was ist Dein digitales Lieblingstool?
Ich stelle das Kanban-Organisationstool WEKAN vor.
Wofür nutzt Du es?
Im Projekt SOLC nutzen wir WEKAN besonders für die Vorbereitung und Dokumentation von Besprechungen. Nach der Testphase starten wir das Tool für alle neu. Es visualisiert in einer Tabelle (Board) sehr übersichtlich Aufgabennotizen in Form von Karten, die verschoben werden können, um den aktuellen Status anzuzeigen. Per Klick zeigen die Aufgabenkarten weitere Informationen an. Gemeinsam können so Themen zusammengetragen werden und mit Links, Dateien oder Kommentaren ergänzt werden. Die zentrale Übersicht ist viel praktischer, als per E-Mail alle auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Ansicht funktioniert auch auf dem Smartphone sehr gut.
Seine Stärke spielt WEKAN mit vielen Teilnehmenden und großen Aufgaben aus. So hat es sich schon in der KHSB-Verwaltung bewährt, etwa dabei, in größeren Veranstaltungen Aufgaben zu sammeln, zu verteilen und Ergebnisse zu dokumentieren.
Wie würdest Du das Tool einer anderen Person schmackhaft machen?
Zeit- und Aufgabenmanagement macht normalerweise keinen Spaß, aber mit WEKAN ist es spielerisch und einfach. Wer schon bei größeren Aufgaben mit vielen Teilnehmenden zusammengearbeitet hat, kennt sicher das langwierige Suchen und Verteilen von Informationen im Team per E-Mail.
Basics
WEKAN bietet browserbasierte Tabellen (Boards) nach dem Kanban-Prinzip (Wikipedia) mit Aufgaben, die allein oder mit vielen Teilnehmenden jederzeit erreichbar und übersichtlich bleiben. Hier können Themen und Aufgaben gesammelt werden, um alle auf dem neuesten Stand zu halten und alles im Team zu kommunizieren. Der Status des Fortschritts wird durch das Verschieben der Aufgaben in der Tabelle von einer Spalte in die nächste (z. B. geplant, in Arbeit, fertig) visualisiert. Die Bezeichnungen der Tabelle und der Aufgaben sind den Nutzenden überlassen. Wichtig ist nur, dass alle konsequent ihre Informationen auf dem Board für alle sichtbar machen. Das Portal ist unabhängig vom KHSB-Log-in. Jede*r kann sich registrieren und sofort Aufgaben auf eigenen oder gemeinsamen Boards anlegen und bearbeiten.
Zum Wekan-Tool
Sie haben Fragen, Anregungen oder Lust, selbst ein Tool vorzustellen? Das SOLC-Team freut sich über eine E-Mail.